IMM 5451 và đơn xin thẻ PR do chính bạn ký, còn nghĩa vụ cư trú thì chứng minh bằng giấy tờ. Đây là vài trường hợp hiếm mà hướng dẫn của IRCC thật sự cần tờ khai trước notary.
Trả lời nhanh: Phần lớn hồ sơ thẻ PR không cần notary. IMM 5451, lời khai trang trọng (solemn declaration) của IRCC khi thẻ PR bị mất, bị trộm, bị hủy hoặc chưa nhận được, do chính bạn ký: bản hiện hành (08-2020) không có phần dành cho commissioner, notary hay người làm chứng. Đơn xin thẻ thay thế được ký điện tử, và nghĩa vụ cư trú được chứng minh bằng giấy tờ, không phải bằng tờ khai. Hướng dẫn thẻ PR của IRCC chỉ yêu cầu văn bản có tuyên thệ trong ba trường hợp: statutory declaration về danh tính khi bạn không thể có bất kỳ giấy tờ danh tính nào trong danh sách, statutory declaration (IRM 0005) cho tên bản địa được lấy lại, và affidavit của người dịch không phải dịch giả được chứng nhận. Chúng tôi có thể nhận những lời khai đó qua video (commission). IRCC là bên quyết định có chấp nhận hay không, và việc xác nhận điều đó là trách nhiệm của bạn.
Trong quy trình thẻ PR, IRCC dùng chữ "declaration" theo hai nghĩa: lời khai trang trọng bạn tự ký, và statutory declaration (tờ khai theo luật định) phải khai trước Commissioner of Oaths. Bài này tách bạch hai loại, dựa trên biểu mẫu IMM 5451 và Guide 5445 của IRCC.
Những điểm chính
| Tình huống | IRCC yêu cầu gì | Notary hoặc commissioner có ký không? |
|---|---|---|
| Chưa nhận được thẻ, hoặc thẻ mất, bị trộm, bị hủy và bạn chưa muốn xin lại | IMM 5451, gửi thư hoặc fax đến PR Card Processing Centre | Không, bạn tự ký |
| Thẻ mất, bị trộm hoặc hư, và bạn muốn thẻ mới | Đơn thay thế ký điện tử, kèm bản sao báo cáo cảnh sát hoặc số vụ việc nếu có | Không |
| Chứng minh nghĩa vụ cư trú | Giấy tờ, như phiếu lương, sao kê ngân hàng, giấy đánh giá thuế | Không |
| Không thể có giấy tờ danh tính nào trong hướng dẫn | Tờ khai của bạn, tờ khai của người biết bạn trước khi đến Canada, và một lá thư | Có, commissioner xác nhận các tờ khai |
| Tên bản địa được lấy lại, không cập nhật được giấy khai sinh hay giấy đổi tên | Statutory declaration (IRM 0005) | Có |
| Bản dịch của người không phải dịch giả được chứng nhận ở Canada | Affidavit của người dịch | Có, người dịch tuyên thệ |
Những trường hợp tự ký, không cần notary
IMM 5451: thẻ mất, bị trộm, bị hủy hoặc chưa nhận được
IMM 5451 có tên Solemn declaration concerning a lost, stolen, destroyed or never received Permanent Resident Card. IRCC ghi dùng mẫu này trong hai trường hợp:
- bạn đã chờ quá thời gian xử lý bình thường sáu tuần mà vẫn chưa nhận được thẻ; hoặc
- thẻ PR bị mất, bị trộm hoặc bị hủy, nhưng hiện bạn chưa muốn xin thẻ mới.
Nếu thẻ chưa đến, IRCC phân theo thời gian. Từ sáu tuần đến dưới 180 ngày sau thời gian xử lý bình thường: làm lời khai này, kiểm tra địa chỉ nhà ở Canada ghi trên đó cho đúng, và IRCC sẽ cấp lại thẻ. Từ 180 ngày trở lên: làm đơn xin thẻ mới, điền Section 6 và giải thích chuyện đã xảy ra.
Câu khai in trên mẫu viết: "I solemnly declare that the information I have provided is true, that it is of the same force and effect as if made under oath, and that it was freely given." Nghĩa là bạn khai long trọng rằng thông tin là đúng, có giá trị như lời tuyên thệ, và được khai tự nguyện.
Ai ký. Chính bạn. Các ô chữ ký là "Signature of declarant", ngày, và "Signature of parent or guardian if declarant is under 18 years of age" (cha mẹ hoặc người giám hộ ký nếu dưới 18 tuổi). Không có phần cho commissioner, không có dòng người làm chứng, không có "declared before me", nên notary không có chỗ để ký hay đóng dấu. Chữ "solemnly declare" không thay đổi điều đó.
Gửi đi đâu. Sau khi điền, bạn fax hoặc gửi thư đến PR Card Processing Centre ở Sydney, Nova Scotia. Hãy tải bản hiện hành từ IRCC, đừng dùng lại bản đã lưu.
Đơn xin thẻ thay thế
Nếu bạn muốn thẻ mới, hướng dẫn của IRCC coi đó là thay thế thẻ bị mất, bị trộm hoặc bị hư. Hai dòng đáng chú ý trong hướng dẫn:
- Nếu mất thẻ, kèm bản sao báo cáo cảnh sát hoặc số vụ việc, nếu có.
- Bạn phải gõ họ tên đầy đủ đúng như trên hộ chiếu để ký điện tử: "You must type your full name exactly as shown on your passport to digitally sign your application."
Hướng dẫn chỉ cần văn bản có người có thẩm quyền xác nhận trong ba trường hợp ở phần sau.
Nghĩa vụ cư trú
Để được cấp thẻ PR, bạn phải đáp ứng nghĩa vụ cư trú. Hướng dẫn yêu cầu chứng minh bằng giấy tờ, ví dụ hồ sơ việc làm hoặc phiếu lương, sao kê ngân hàng, giấy đánh giá thuế của CRA. Hướng dẫn không yêu cầu statutory declaration về việc cư trú. Giấy tờ của bạn có đủ hay không là câu hỏi cho luật sư hoặc tư vấn di trú có đăng ký, không phải cho notary.
Khi nào hướng dẫn của IRCC thật sự cần tờ khai
Guide 5445 nhắc đến statutory declaration hoặc affidavit ở ba chỗ. Đây là những văn bản chúng tôi có thể nhận lời khai.
1. Danh tính, khi không thể có giấy tờ trong danh sách
Hướng dẫn liệt kê các giấy tờ danh tính được chấp nhận. Trong trường hợp đặc biệt, nếu không thể có bất kỳ giấy tờ nào ("In exceptional cases, if it is impossible for you to obtain any of the above"), hướng dẫn yêu cầu bản sao giấy tờ danh tính cấp ngoài Canada trước khi bạn đến Canada, hoặc:
- một statutory declaration do bạn ký, xác nhận danh tính của bạn;
- một statutory declaration khác xác nhận danh tính của bạn, do người biết bạn trước khi đến Canada ký (ví dụ người thân), hoặc một viên chức của tổ chức đại diện cho người từ quốc gia của bạn; và
- một lá thư giải thích hoàn cảnh đặc biệt ở nước bạn.
Hướng dẫn thêm: "All statutory declarations must be certified by an accredited commissioner of oaths. Provincial laws govern who can act in this position." Tại Ontario, notary có thể nhận statutory declaration, kể cả qua video theo O. Reg. 431/20.
Hai tờ khai là hai văn bản riêng. Mỗi người tự khai, tự xuất trình giấy tờ có ảnh của mình và ký trước người có thẩm quyền.
2. Tên bản địa được lấy lại
Nếu bạn lấy lại tên bản địa (Indigenous name) và không thể cập nhật giấy khai sinh hay có giấy đổi tên hợp pháp, hướng dẫn yêu cầu một statutory declaration (IRM 0005), kèm bằng chứng bạn không thể có các giấy tờ đó. Tờ khai này làm trước người có thẩm quyền như mọi statutory declaration khác.
3. Bản dịch của người không phải dịch giả được chứng nhận
Nếu giấy tờ được dịch bởi người không phải dịch giả được chứng nhận ở Canada, hướng dẫn yêu cầu affidavit của người dịch. Dịch giả được chứng nhận ở Canada thì không cần. Người dịch tuyên thệ, không phải bạn. Hướng dẫn cũng cấm chính người nộp đơn và người trong gia đình dịch. Xem bài về affidavit bản dịch.
Làm tờ khai qua video như thế nào
Theo O. Reg. 431/20, notary tại Ontario có thể nhận statutory declaration hoặc affidavit qua video (commission), và bạn nhận file PDF.
- Chuẩn bị tờ khai, chưa ký. Bạn hoặc người đại diện viết. Notary không soạn.
- Đặt giờ. Chọn PR card statutory declaration khi đặt lịch. Giờ tính theo giờ Ottawa.
- Giơ giấy tờ trước camera. Mỗi người khai xuất trình một giấy tờ có ảnh do chính phủ cấp, còn hạn, như bằng lái Ontario, Ontario Photo Card hoặc thẻ PR. Tên trên giấy tờ phải khớp với tên trên tờ khai.
- Khai và ký. Bạn khai nội dung là đúng và ký trên màn hình khi notary đang chứng kiến.
- Notary hoàn tất. Notary điền phần "declared before me", ký, đóng dấu, và bạn nhận file PDF.
IRCC là bên quyết định có chấp nhận tờ khai làm qua video hay không, và việc xác nhận là trách nhiệm của bạn. Nếu muốn ký bằng bút trên giấy, hãy đặt lịch notary đến tận nơi.
Notary làm gì và không làm gì
Notary làm được và không làm được: Notary kiểm tra giấy tờ có ảnh của từng người khai, cho khai, chứng kiến chữ ký, hoàn tất phần xác nhận và đóng dấu. Notary không viết tờ khai cho bạn, không quyết định IRCC cần giấy tờ gì, không đánh giá việc cư trú hay tình trạng PR, không xác minh sự việc bạn khai, và không liên hệ IRCC thay bạn. Tư vấn về hồ sơ di trú là việc của luật sư hoặc tư vấn di trú có đăng ký.
Những lỗi nên tránh
- Trả tiền nhờ notary làm chứng IMM 5451. Mẫu này không có chỗ cho notary, bạn tự ký.
- Viết tờ khai về nghĩa vụ cư trú. Hướng dẫn cần giấy tờ, không cần tờ khai.
- Coi mọi "declaration" đều cần notary. Hãy đọc phần chữ ký. Mẫu chỉ cần chữ ký của bạn thì không cần buổi hẹn. Hướng dẫn nói phải có commissioner thì mới cần.
- Ký tờ khai trước buổi hẹn. Bạn ký trong cuộc gọi, trước mặt người có thẩm quyền.
- Đòi affidavit từ dịch giả được chứng nhận. Dịch giả được chứng nhận ở Canada không cần làm.
Đặt lịch
Nếu hướng dẫn của IRCC yêu cầu statutory declaration về danh tính hoặc IRM 0005, hãy đặt PR card statutory declaration. Người biết bạn trước khi đến Canada, nếu khai với chúng tôi, cũng đặt theo cách đó. Người dịch làm affidavit bản dịch thì đặt dịch vụ đó. Giá tính theo con dấu, xem bảng giá. Cần hỏi thêm: (613) 434-5555.
Câu hỏi thường gặp
IMM 5451 có phải ký trước notary hoặc commissioner không?
Không. Bản hiện hành IMM 5451 (08-2020) do chính bạn ký: các ô chữ ký là "Signature of declarant", ngày, và "Signature of parent or guardian if declarant is under 18 years of age". Mẫu không có phần cho commissioner, notary hay người làm chứng, không có "declared before me". Bạn fax hoặc gửi thư đến PR Card Processing Centre ở Sydney, Nova Scotia.
Mẫu ghi "solemnly declare". Vậy có cần commissioner không?
Với mẫu này thì không. IMM 5451 ghi thông tin có giá trị như lời tuyên thệ, nhưng chữ ký duy nhất được yêu cầu là của bạn, hoặc của cha mẹ hay người giám hộ nếu bạn dưới 18 tuổi. Notary không có chỗ để ký hay đóng dấu, nên một buổi hẹn không thêm được gì.
Đơn xin thay thẻ PR có cần notary không?
Không. Hướng dẫn của IRCC yêu cầu bạn ký điện tử bằng cách gõ họ tên đầy đủ đúng như trên hộ chiếu. Nếu mất thẻ, hướng dẫn yêu cầu kèm bản sao báo cáo cảnh sát hoặc số vụ việc, nếu có.
Có cần statutory declaration để chứng minh nghĩa vụ cư trú không?
Không. Hướng dẫn yêu cầu chứng minh bằng giấy tờ, ví dụ phiếu lương hoặc giấy đánh giá thuế, không yêu cầu tờ khai về việc cư trú. Giấy tờ có đủ hay không là câu hỏi cho luật sư hoặc tư vấn di trú có đăng ký.
Khi nào hồ sơ thẻ PR cần statutory declaration trước người có thẩm quyền?
Hướng dẫn của IRCC nêu ba trường hợp. Khi không thể có giấy tờ danh tính nào trong danh sách: tờ khai về danh tính của bạn, một tờ khai thứ hai của người biết bạn trước khi đến Canada, và thư giải thích hoàn cảnh. Khi lấy lại tên bản địa mà không cập nhật được giấy khai sinh hay giấy đổi tên: statutory declaration (IRM 0005). Và người dịch không phải dịch giả được chứng nhận thì tuyên thệ affidavit cho bản dịch của mình.
Những tờ khai đó có làm qua video được không?
Được. Notary tại Ontario có thể nhận statutory declaration hoặc affidavit qua video theo O. Reg. 431/20: bạn khai trong cuộc gọi, ký trên màn hình, notary ký xác nhận và gửi bạn file PDF. IRCC là bên quyết định có chấp nhận tờ khai làm qua video hay không, và việc xác nhận là trách nhiệm của bạn. Nếu muốn ký bằng bút trên giấy, hãy đặt lịch notary đến tận nơi.
Notary có viết tờ khai hoặc nói cho tôi biết IRCC cần gì không?
Không. Notary kiểm tra giấy tờ tùy thân và nhận lời khai bạn mang đến. Notary không soạn, không tư vấn về hồ sơ hay tình trạng PR, không xác minh sự việc bạn khai, không liên hệ IRCC thay bạn. Người tư vấn phù hợp là luật sư hoặc tư vấn di trú có đăng ký.
Nguồn
- IRCC: Guide 5445, Applying for a permanent resident card
- IRCC: bộ mẫu IMM 5451 và nơi gửi
- Mẫu IMM 5451 (08-2020), PDF
- IRCC: Didn't get your card? Sau khi nộp đơn
- O. Reg. 431/20 (Ontario)
- Commissioners for Taking Affidavits Act (Ontario)
Bài liên quan
- Affidavit bản dịch cho hồ sơ IRCC
- Immigration Documents Online in Canada (tiếng Anh)
- Lost Passport Declaration in Ontario (tiếng Anh)
- Notary Public vs Commissioner of Oaths Ontario (tiếng Anh)
Bài viết này được viết bằng AI.
Dịch vụ liên quan
Cần làm việc này tại Ontario?
Giấy tờ Di trú
Hãy làm theo checklist IRCC hiện hành, rồi đặt hẹn cho affidavit, tờ khai hoặc chữ ký cần chứng kiến. Bản sao y có chứng thực cần buổi hẹn trực tiếp riêng để kiểm tra bản gốc.
Statutory Declaration (tờ khai theo luật định)
Statutory declaration (tờ khai theo luật định) là bản tuyên bố sự việc bằng văn bản chính thức mà quý vị long trọng khẳng định là sự thật. Chúng tôi thực hiện việc cho tuyên thệ hoặc cam kết và chính thức chứng thực tờ khai của quý vị để dùng cho mục đích chính phủ, pháp lý và hành chính.
Về người viết
Kai Mai
Biên tập nội dung, Minute Notary
Kai Mai viết và biên tập các bài hướng dẫn của Minute Notary, dựa trên hướng dẫn chính thức của liên bang và Ontario mà mỗi bài dẫn nguồn. Đây là thông tin chung do nhóm biên tập viết, không phải tư vấn pháp lý và không phải ý kiến chuyên môn về giấy tờ của bạn. Quyết định cuối cùng luôn thuộc về cơ quan nhận giấy tờ.