Apostille en Ontario : les étapes pour un document destiné à l’étranger

Réponse rapide : l’apostille est un certificat qui authentifie un document public destiné à un pays signataire de la Convention Apostille de La Haye. Le Canada y a adhéré, et elle s’applique chez nous depuis le 11 janvier 2024. En Ontario, le Service des documents officiels délivre l’apostille. Le notaire ne la délivre pas. Son rôle vient avant, quand le document doit être notarié : en personne, à l’encre. Ni un document certifié par un commissaire aux affidavits ni un document notarié à distance ne peuvent recevoir une apostille.

On vous demande d’« apostiller » un diplôme, une procuration ou un affidavit pour une université en France, un notaire en Belgique ou une banque à l’étranger? Ce guide explique le trajet complet depuis Ottawa et le reste de l’Ontario : ce qu’il faut vérifier, qui fait quoi et où déposer le document.

Deux étapes, deux bureaux : le sceau du notaire d’abord, puis l’apostille de l’autorité compétente.

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L’essentiel

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Ce qui a changé avec la Convention

Selon le tableau de la Conférence de La Haye, le Canada a adhéré à la Convention le 12 mai 2023, et elle est en vigueur pour le Canada depuis le 11 janvier 2024. Le même tableau comptait 130 parties à sa mise à jour du 30 juin 2026.

L’Ontario distingue maintenant deux certificats :

• l’apostille, pour les pays signataires de la Convention;
• le certificat d’authenticité, pour les pays non signataires.

Pour un pays signataire, la légalisation au consulat ou à l’ambassade peut ne plus être nécessaire. Le mot important est « peut » : l’Ontario demande de continuer à vérifier les exigences auprès du consulat, de l’ambassade ou du destinataire final.

Les trois étapes

Étape 1 : vérifier ce que le destinataire exige

Commencez par là. Avant de demander une authentification, communiquez avec le destinataire final, le consulat ou l’ambassade concernée pour comprendre ses exigences. Le pays de destination peut exiger d’autres démarches ou refuser certains documents publics. Le Service des documents officiels ne renseigne pas sur les exigences des consulats et des ambassades.

Demandez aussi si le destinataire veut l’original ou une copie certifiée conforme, et s’il exige une traduction.

Étape 2 : faire notarier le document, si nécessaire

Tous les documents ne passent pas par un notaire. Le portail d’authentification de l’Ontario vous dit si votre document est admissible et s’il doit être notarié.

Ces documents de l’Ontario peuvent être authentifiés sans notaire :

• les documents d’état civil, comme les certificats de naissance, de mariage et de décès;
• les documents d’entreprise délivrés depuis 1991 par la Direction des biens commerciaux et des sûretés mobilières ou le Registre des entreprises;
• les documents de la Cour supérieure de justice ou de la Cour de justice de l’Ontario délivrés à partir du 10 juillet 2023;
• les grades, diplômes et relevés de notes de l’enseignement postsecondaire public de l’Ontario délivrés depuis le 1er janvier 2019.

Pour les autres documents, le notaire intervient selon le cas :

• il certifie une copie conforme de l’original, comme un passeport ou un diplôme plus ancien;
• il reçoit un affidavit ou une déclaration solennelle, signé devant lui;
• il est témoin de la signature d’un document privé, comme une procuration destinée à l’étranger;
• il reçoit l’affidavit d’un traducteur.

Pour ces actes, la page du ministère du Procureur général est claire : le notaire doit être physiquement présent avec la personne, et la notarisation à distance n’est pas autorisée en vertu de la Loi sur les notaires. Le notaire signe à la main, à l’encre, et appose son sceau.

Étape 3 : présenter la demande à la bonne autorité

Le Service des documents officiels compare la signature et le sceau avec ce qu’il a dans ses dossiers. Le document est authentifié seulement si :

• la signature et le sceau du notaire figurent clairement sur la même page;
• le nom et le sceau correspondent exactement à ceux de ses dossiers;
• une copie papier est fournie.

Un certificat est délivré pour chacun des documents de votre demande, et le bureau ne garde aucune copie.

Où déposer votre document

Service des documents officiels de l’Ontario

Il traite les documents délivrés par l’Ontario et les documents notariés en Ontario. Présentez d’abord votre demande sur le portail ou remplissez le formulaire, puis déposez le document et le paiement :

• par la poste : Service des documents officiels, 777, rue Bay (niveau inférieur), Toronto (Ontario) M7A 2J8. L’Ontario indique un délai de 15 jours ouvrables, et c’est le seul endroit qui traite les envois postaux;
• en personne à Ottawa : ServiceOntario, palais de justice d’Ottawa, 161, rue Elgin, 4e étage, du lundi au vendredi de 8 h 30 à 16 h, sauf les jours fériés;
• en personne ailleurs : Toronto, Sault Ste. Marie, Windsor et Thunder Bay.

Vous pouvez réserver un rendez-vous d’authentification. Les frais et les modes de paiement sont publiés sur la page de l’Ontario.

Affaires mondiales Canada

Affaires mondiales Canada, à Ottawa, traite les documents délivrés par le gouvernement du Canada et ceux qui sont délivrés ou notariés au Manitoba, au Nouveau-Brunswick, à Terre-Neuve-et-Labrador, dans les Territoires du Nord-Ouest, en Nouvelle-Écosse, au Nunavut, à l’Île-du-Prince-Édouard et au Yukon. Le ministère publie son délai de traitement actuel et n’offre pas de service accéléré.

Les autres provinces

L’Alberta, la Colombie-Britannique, l’Ontario, le Québec et la Saskatchewan ont leur propre autorité compétente. Un document notarié en Alberta, en Ontario ou en Saskatchewan va à l’autorité de cette province, peu importe où il a été délivré. En Colombie-Britannique et au Québec, l’autorité ne peut authentifier un document notarié que si l’original a été délivré dans la province.

Si vous habitez Gatineau : un document public du Québec relève en principe de l’autorité du Québec. Un document notarié en Ontario va en Ontario. Minute Notary n’est pas un notaire du Québec, et nous nous déplaçons en Ontario seulement.

Ce qui ne peut pas être authentifié

Selon l’Ontario, ces documents ne peuvent pas recevoir d’apostille, même s’ils sont notariés :

• les documents reçus par un commissaire aux affidavits;
• les documents délivrés à l’étranger, sauf si les signatures s’accompagnent d’une attestation sous serment ou d’une attestation de témoin d’un notaire de l’Ontario;
• les documents religieux, comme un acte de baptême;
• les documents déjà légalisés par un consulat ou une ambassade;
• les documents pseudo-légaux.

Une déclaration reçue par vidéoconférence selon le Règl. de l’Ont. 431/20 sert à d’autres fins. Elle ne convient pas à ce trajet. Si vous prévoyez une apostille, ne réservez pas un rendez-vous vidéo.

La traduction

Un document en français ou en anglais n’a pas besoin de traduction pour cette règle de l’Ontario. Le pays de destination peut quand même en demander une.

Un document dans une autre langue doit avoir été délivré au Canada, avoir été notarié par un notaire de l’Ontario et être accompagné d’une traduction. L’Ontario prévoit deux options : une traduction d’un traducteur canadien agréé, ou l’attestation d’un notaire de l’Ontario qui parle l’anglais ou le français et la langue du document. Voir notre guide de l’affidavit de traduction.

Ce qu’il faut apporter au notaire

• Pour une copie conforme : l’original, et non une numérisation.
• Pour un affidavit ou une déclaration solennelle : le document non signé.
• Pour une procuration ou un document privé : le document non signé et toute consigne du destinataire.
• Pour tous les cas : une pièce d’identité valide avec photo délivrée par le gouvernement.

Le notaire se déplace partout en Ontario. Le rendez-vous et le site de réservation sont en anglais. Si vous préférez ne pas vous rendre au bureau de l’Ontario, notre service d’apostille (page en anglais) peut aussi s’occuper du dépôt.

Ce que nous ne promettons pas

Nous n’annonçons pas de délais : ils appartiennent aux bureaux du gouvernement et changent. Le notaire garantit que son acte est en règle, pas que le destinataire l’acceptera. Pour un différend à l’étranger, une succession à l’étranger ou la valeur d’un document dans le droit d’un autre pays, consultez un avocat.

Erreurs fréquentes

• Réserver par vidéo pour un document destiné à l’apostille. Il sera refusé.
• Faire signer par un commissaire qui n’est pas notaire. Le bureau ne traite pas ces documents.
• Envoyer une version électronique. Il faut du papier.
• Un sceau et une signature sur des pages différentes. Il faudra faire notarier le document de nouveau.
• Obtenir l’apostille avant de parler au destinataire. Il pourrait exiger autre chose.
• Plastifier ou coller le document. Affaires mondiales Canada refuse les documents collés ou laminés.

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Questions fréquentes

Qu’est-ce qu’une apostille?

C’est une forme d’authentification de documents publics utilisée par les pays signataires de la Convention Apostille de La Haye. Elle confirme la signature et le sceau du document. Le Service des documents officiels de l’Ontario précise qu’il n’atteste pas la validité du contenu.

Le notaire délivre-t-il l’apostille?

Non. Un notaire de l’Ontario notarie le document, mais l’apostille vient d’une autorité compétente. En Ontario, c’est le Service des documents officiels. Pour les documents fédéraux, c’est Affaires mondiales Canada. Le Service des documents officiels n’a d’ailleurs pas de notaire sur place.

Un document assermenté par vidéoconférence peut-il recevoir une apostille?

Non, selon l’Ontario. Les documents certifiés par un commissaire aux affidavits ne peuvent pas porter d’apostille, et les documents notariés à distance ne sont ni authentifiés ni apostillés. Pour un document destiné à l’étranger, prévoyez une signature en personne, à l’encre, devant un notaire.

Mon document a-t-il besoin d’un notaire avant l’apostille?

Pas toujours. Les certificats de naissance, de mariage et de décès de l’Ontario, certains documents d’entreprise, certains documents des tribunaux de l’Ontario et certains diplômes publics n’en ont pas besoin. Vérifiez votre document sur le portail d’authentification de l’Ontario avant de réserver.

Faut-il une apostille pour un document utilisé au Canada?

Non. L’apostille sert aux documents publics destinés à l’étranger. Au Canada, c’est l’organisme qui reçoit le document qui décide de ce qu’il accepte. Avant de demander une apostille, vérifiez ce que le destinataire veut vraiment.

Que faire si le pays n’a pas adhéré à la Convention?

Le Service des documents officiels délivre alors un certificat d’authenticité plutôt qu’une apostille. Le consulat ou l’ambassade du pays peut exiger d’autres démarches. L’Ontario laisse au client le soin de vérifier ces exigences avant de présenter sa demande.

Faut-il traduire le document avant l’apostille?

Vérifiez d’abord auprès du destinataire. Pour un document rédigé dans une langue autre que le français ou l’anglais, l’Ontario demande qu’il ait été délivré au Canada, notarié par un notaire de l’Ontario et accompagné d’une traduction. Les documents en français n’ont pas besoin de traduction pour cette règle, mais le pays de destination peut en demander une.

Puis-je faire authentifier un document du Québec en Ontario?

Cela dépend du document. Affaires mondiales Canada indique que l’autorité de l’Ontario traite les documents notariés en Ontario, peu importe où ils ont été délivrés. Un document public délivré par le Québec relève en principe de l’autorité du Québec. Vérifiez sur le portail d’authentification et auprès de l’autorité du Québec.

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Sources

• Ontario : Authentification d’un document destiné à être utilisé à l’étranger
• Ontario : Renseignements à l’intention des notaires en Ontario
• Affaires mondiales Canada : Authentification des documents
• Affaires mondiales Canada : Exigences
• Conférence de La Haye : État présent de la Convention Apostille
• Loi sur les notaires (Ontario)