IMM 5409 : remplir et signer la Déclaration officielle d’union de fait

Réponse rapide : l’IMM 5409, la Déclaration officielle d’union de fait, est le formulaire d’IRCC où deux conjoints de fait déclarent vivre ensemble en relation conjugale. Les deux signent devant la même personne autorisée, qui remplit le bloc final. IRCC précise que le formulaire doit être signé avec des signatures manuscrites. Si votre programme ou votre représentant veut un original à l’encre, le notaire se déplace partout en Ontario. Appelez-nous avant de réserver : le (613) 434-5555.

Ce guide sert aux couples qui préparent un parrainage ou une demande d’IRCC. Il suit le formulaire case par case, avec les libellés de la page d’instructions d’IRCC. Il ne dit pas si votre relation est admissible ni si votre demande sera acceptée. Ces questions relèvent d’un avocat ou d’un consultant en immigration agréé.

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L’essentiel

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Ce qu’IRCC entend par union de fait

La page Qui vous pouvez parrainer décrit le conjoint de fait comme une personne qui :

• n’est pas légalement mariée avec vous;
• a au moins 18 ans, et peut être de n’importe quel genre;
• est dans une relation authentique avec vous, et pas seulement pour obtenir le statut de résident permanent;
• vit avec vous depuis au moins 12 mois consécutifs, en relation conjugale, sans périodes prolongées de séparation;
• n’est pas interdite de territoire au Canada.

Toute séparation pendant ces 12 mois devrait être courte et temporaire, par exemple pour des obligations familiales ou un voyage d’affaires. IRCC considère qu’une union de fait prend fin si l’un des conjoints met fin à la relation.

Le partenaire conjugal est une autre catégorie. Il habite à l’extérieur du Canada et peut ne pas pouvoir vivre avec vous ou vous épouser dans son pays de résidence. Si vous êtes dans ce cas, l’IMM 5409 n’est sans doute pas le bon point de départ. Lisez votre liste de vérification des documents.

Ce délai de 12 mois est celui d’IRCC. Le droit de la famille de l’Ontario, le droit québécois et les lois fiscales ont leurs propres définitions. Une union de fait reconnue pour l’un n’est pas automatiquement reconnue pour l’autre. Si vous habitez Gatineau, c’est la définition fédérale qui compte pour ce formulaire fédéral.

Qui doit remplir le formulaire

La page du formulaire vise deux situations :

• le conjoint de fait du répondant est cosignataire d’une demande de parrainage d’un parent ou d’un grand-parent : le répondant et son conjoint de fait le remplissent;
• la personne parrainée, soit le demandeur principal, a un conjoint de fait : cette personne et son conjoint de fait le remplissent.

D’autres demandes d’IRCC peuvent aussi l’exiger dans leur liste de vérification. Attention au mot « répondant » : dans un dossier de parrainage, il désigne la personne qui parraine. Il n’a pas le même sens que le répondant d’un passeport, dont nous parlons dans cet autre guide.

Service Canada a ses propres formulaires pour le Régime de pensions du Canada et la Sécurité de la vieillesse, comme la Déclaration solennelle d’union de fait ISP3004. Ils ne remplacent pas l’IMM 5409, et l’IMM 5409 ne les remplace pas. Envoyez chaque formulaire au bon organisme, et lisez-le avant de réserver : payez un sceau seulement si le formulaire prévoit une signature devant un commissaire.

Remplir l’IMM 5409, case par case

Téléchargez la version française du formulaire chaque fois, plutôt que de réutiliser une copie. Ouvrez-la sur un ordinateur avec Acrobat Reader, car elle peut ne pas s’ouvrir sur une tablette ou un cellulaire.

La date de début est celle qu’IRCC compare dans tout le dossier. Choisissez-la une fois et gardez la même partout.

Question 1 : qui vous êtes et depuis quand

Vous y inscrivez :

• le pays, puis la province, l’État ou le territoire de votre résidence actuelle;
• le nom du déclarant et le nom de son partenaire, tels qu’ils figurent sur le passeport ou le document de voyage;
• la ville ou le village, le comté s’il y a lieu, la province et le pays;
• le nombre d’années consécutives dans une relation conjugale;
• la durée de la relation, de telle date à telle date.

La date de début est le jour où vous avez commencé à vivre ensemble en couple, pas celui de votre rencontre. Elle doit concorder avec le reste du dossier, et le nombre d’années doit concorder avec les deux dates. IRCC ne donne pas de règle pour la date de fin d’une relation toujours en cours. Comme la déclaration parle au jour où vous la faites, la date de signature est la lecture la plus naturelle. Si un représentant gère votre dossier, suivez sa consigne.

Questions 1A à 1D : logement, biens, comptes, impôt

Quatre cases à cocher :

• 1A. Vous avez signé ensemble un bail d’habitation, un contrat de prêt hypothécaire ou une convention d’achat pour la résidence où vous habitez tous les deux.
• 1B. Vous possédez ensemble des biens autres que cette résidence.
• 1C. Vous avez ensemble des comptes de banque ou de caisse de crédit, ou des cartes de crédit.
• 1D. Vous avez déclaré votre union de fait en vertu de la Loi de l’impôt sur le revenu du Canada, dans votre déclaration T1.

Répondez selon ce qui est vrai le jour de la signature. Un « Non » n’est pas une faute. C’est à cela que sert la question 4.

Questions 2 et 3 : assurance vie

La question 2 demande si votre conjoint de fait est le bénéficiaire de votre assurance vie, s’il y a lieu. La question 3 demande si son assurance vie vous désigne comme bénéficiaire. Ce qui compte, c’est le nom inscrit dans la désignation de bénéficiaire.

Question 4 : vos autres preuves

Si vous avez répondu « Non » aux questions 1 à 3, IRCC vous demande de donner des preuves documentaires de votre relation. Nommez des documents et des dates, sans raconter votre histoire. Par exemple : factures de services publics aux deux noms à la même adresse, permis de conduire indiquant cette adresse, courrier adressé aux deux.

Question 5 : la déclaration solennelle

Inscrivez le nom des deux déclarants, tels qu’ils figurent sur le passeport. Laissez les deux lignes de signature vides. La ville, le comté, la province, le pays, la date, le nom de la personne qui reçoit la déclaration, son titre et sa signature se remplissent au moment de la déclaration. Ils ne sont connus que ce jour-là.

Avant d’imprimer ou de téléverser

• Les deux noms sont identiques au passeport, dans le même ordre aux questions 1 et 5.
• La date de début concorde avec le reste du dossier.
• Chaque « Oui » est vrai aujourd’hui, et la question 4 est remplie si tout est « Non ».
• Les signatures et le bloc final sont vides.
• Vous avez cliqué sur « Valider » : les renseignements manquants sont signalés. IRCC précise que le formulaire ne produit pas de code à barres.

Signatures manuscrites : ce que cela change

La page d’IRCC précise que le formulaire doit être complété et signé avec des signatures manuscrites. Elle ne définit pas davantage cette expression. C’est le point à régler avant de réserver.

Le Règl. de l’Ont. 431/20, Prestation des serments ou réception des déclarations à distance permet à un commissaire de recevoir une déclaration par vidéoconférence. Il exige une communication en temps réel, la confirmation de l’identité du déclarant et un constat d’assermentation modifié qui indique où se trouvait chaque personne. Ce règlement n’oblige toutefois personne à accepter un document reçu à distance. C’est à vous de vérifier auprès d’IRCC ou de votre représentant.

Notre conseil : si vous êtes en Ontario, prévoyez la signature à l’encre. Elle correspond le plus directement au texte d’IRCC. Dans tous les cas, appelez-nous avant de réserver pour confirmer la voie et nos disponibilités pour ce formulaire.

Le rendez-vous

Ce qu’il faut apporter : le formulaire rempli et non signé, une pièce d’identité valide avec photo délivrée par le gouvernement pour chaque conjoint, et un passeport si l’un de vous est ressortissant étranger. Les noms doivent correspondre à ceux de la pièce d’identité.

Comment ça se déroule : le notaire confirme l’identité de chacun et s’assure que vous comprenez ce que vous déclarez. Il reçoit ensuite votre déclaration solennelle, vous signez devant lui, puis il remplit le bloc final et appose son sceau. Comme deux personnes déclarent, le tarif compte deux sceaux.

La langue : le rendez-vous se déroule en anglais, même si le formulaire est en français. Si l’anglais vous pose problème, venez avec un interprète neutre.

La portée de la déclaration : une déclaration solennelle a la même force et le même effet qu’une déclaration faite sous serment. Déclarez seulement ce qui est vrai.

Ce que le notaire ne fait pas

Le notaire ne décide pas si vous êtes conjoints de fait et ne choisit pas vos preuves. Il ne monte pas votre dossier et ne l’envoie pas à IRCC. La Loi sur les commissaires aux affidavits encadre son rôle : s’assurer de l’authenticité de la signature et recevoir la déclaration comme la loi l’exige.

Consultez un avocat ou un consultant en immigration agréé si vous avez déjà essuyé un refus ou si votre historique de relation est compliqué, par exemple s’il y a un mariage antérieur sans divorce ou une rupture de cohabitation. Faites de même si l’un de vous pourrait être interdit de territoire.

Erreurs fréquentes

• Signer avant le rendez-vous. La déclaration se fait devant la personne qui la reçoit. Une page signée à la maison doit être réimprimée.
• Réserver un conjoint à la fois. Il n’y a qu’un seul bloc final, donc les deux déclarent ensemble.
• Une date de début différente ailleurs dans le dossier. Tout doit concorder.
• Cocher 1D parce que vous produisez une déclaration de revenus. La question porte sur l’union de fait déclarée, pas sur le simple fait de produire.
• Laisser la question 4 vide après des « Non ». C’est là que vos preuves sont nommées.
• Réutiliser une ancienne copie. Téléchargez le formulaire à jour.

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Questions fréquentes

Qui doit remplir l’IMM 5409?

IRCC vise deux cas. Si le conjoint de fait du répondant est cosignataire d’une demande de parrainage d’un parent ou d’un grand-parent, le répondant et son conjoint de fait remplissent le formulaire. Si la personne parrainée a un conjoint de fait, cette personne et son conjoint de fait le remplissent. D’autres demandes d’IRCC peuvent le demander dans leur liste de vérification.

Que veut dire union de fait pour IRCC?

Votre conjoint de fait n’est pas légalement marié avec vous, a au moins 18 ans et vit avec vous depuis au moins 12 mois consécutifs, en relation conjugale et sans longues périodes de séparation. Toute séparation pendant cette période devrait être courte et temporaire. La relation doit être authentique.

Devant qui signer l’IMM 5409?

Le formulaire se termine par un bloc rempli par la personne qui reçoit la déclaration. Vous y sélectionnez son titre parmi les choix proposés. En Ontario, un notaire ou un commissaire aux affidavits peut recevoir une déclaration.

Peut-on faire l’IMM 5409 par vidéo?

Le Règl. de l’Ont. 431/20 permet de recevoir une déclaration par vidéoconférence. Mais IRCC indique que ce formulaire doit être signé avec des signatures manuscrites. Si votre représentant ou votre programme veut un original à l’encre, ou si vous avez un doute, choisissez une signature en personne. Appelez-nous avant de réserver : le (613) 434-5555.

Peut-on utiliser la version française du formulaire?

Oui. IRCC publie le formulaire en français. Le rendez-vous se déroule toutefois en anglais. Chaque déclarant doit comprendre ce qu’il signe. Si l’anglais vous pose problème, venez avec un interprète neutre, qui n’a aucun intérêt dans le dossier.

Le notaire peut-il corriger le formulaire?

Non. Le notaire ne modifie pas vos réponses et ne donne pas d’avis sur votre dossier d’immigration. Si une date ou un nom est erroné, c’est à vous de le corriger avant de signer. Pour une question sur le fond du dossier, consultez un avocat ou un consultant en immigration agréé.

Faut-il montrer notre bail ou nos relevés au notaire?

Non. Le notaire vérifie la pièce d’identité de chaque déclarant et reçoit la déclaration. Vos preuves vont à IRCC. Vos réponses sur le bail, les biens, les comptes, l’impôt et l’assurance vie font partie de ce que vous déclarez, et chacune doit être vraie le jour de la signature.

Nos deux signatures doivent-elles être faites le même jour?

Le formulaire ne comporte qu’un seul bloc pour la personne qui reçoit la déclaration, avec un seul lieu et une seule date. Le plus simple est donc que les deux conjoints déclarent au même rendez-vous. Si l’un de vous est à l’étranger, demandez à votre représentant ou à IRCC comment procéder.

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Sources

• IRCC : Déclaration officielle d’union de fait (IMM 5409)
• IRCC : Qui vous pouvez parrainer
• Règl. de l’Ont. 431/20 : Prestation des serments ou réception des déclarations à distance
• Loi sur les commissaires aux affidavits (Ontario)
• Ontario : Guide à l’intention des nouveaux commissaires aux affidavits
• Service Canada : Déclaration solennelle d’union de fait (ISP3004)